がっつりネタふり


by dc2keeper
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コンピュータ、有効に使ってあげてますか?

皆様こんちくわ。
風呂に入っていない、DC2Keeperです。

嬉しいことに最近は本職のコンピュータに関する質問を受けることが多い。

しかしながら、素晴らしい業績を残した技術者でもなんでもないので、経験則から企業がコンピュータを導入するとどんな素晴らしいことが出来るのか。お話することは難しい。

したがって、コンピュータそのものが持っている力を紹介して、これをどう生かすべきなのか。基礎的なところを書き連ねてみたい。基礎的ならいけると思う。まじめそうなトーンだなあ。


コンピュータが良くわからない人はとりあえず言われたことを覚えようかな。というスタンスでコンピュータに接する人が多い。でも、言われたこと、見つけた方法がコンピュータを利用する上で本当に正しい利用方法なのかは検証するのが難しいと思う。


例えば、自分はExcelを使っている。毎日使っている。
上司に広告を作れと言われた。慣れている、Excelを使って広告を作る。作ったファイルは自分のコンピュータに保存して上司には印刷物を提出した。
これは正しいだろうか。
答えは、あまり正しくない。

コンピュータの得意なところ
コンピュータが得意としているのは大体「計算」、「検索」、「記憶」、「複製」という作業。
でも、コンピュータにこの能力を発揮させるのは人間。

つまり、能力を生かすも殺すも使う人次第なんだな。


計算、検索
せっかく買ったコンピュータだから、効率よく動かしたい。
そんな中、計算、検索って、結構すぐに使えるようになると思う。インターネットでなにかを検索したことがある人っていると思う。

じゃあ、自分のコンピュータを検索したことはある?少し仕事をしたことがある人はあるかもしれない。少し大きな会社だと一つのコンピュータにみんなでデータを記録してまとめて検索なんてことをやったことあるかもしれない。

データがいっぱいになればなるほど、この検索を実行したときにコンピュータのありがたさがわかる。

では、検索に引っかからないことはないかな?

作業する人が、不親切で正しい日本語を使えなければ当然検索には引っかかってこなくなる。
どういうことだろう。

あなたは悪人
先ほどの例を、不親切な人として悪く解釈してみる。

Excelで広告を作るとどういうことになるか。
新しく広告担当となった人が、昔のキャンペーンで使われた広告をもう一度作り直して打ち出して欲しいと上司に命令された。
上司は、出来上がりの紙しか持っていないので何で作られたものかはわかっていない。

そこで、新しい広告担当の人は、会社で使われているアプリケーションのうち、Wordで作られたファイルから、「新春キャンペーン」と書かれたファイルを検索してみようと思った。
さて、果たしてこの人は広告のファイルを見つけることが出来るか。
出来るわけない。
この広告は通常Wordで作るだろうということを前提に検索をしているのが悪いとも言えるが、そもそも、昔の担当の人が検索しやすい場所に置いたかどうかもわからない。

次に、ファイルがある場所は見つけたものの、Excelのファイルを検索してもなぜか見つからなかった。実は、前担当者が「キャンペーン」を半角カナを利用して書いていたからだ。
結局、この新しい担当の人は、昔の担当の人にファイルのありかを教えてもらうこととなる。
無駄な作業時間を作ったのはコンピュータの使いかたの方針を決めていないIT部門の人と、なんの疑問も持たずに自分の使い方でExcelを使った前担当者だ。

好きなソフト
さて、ファイルをもらった新担当者の人はこれまた困惑する。この人はWordで検索をしたことからもわかるとおり、Wordでこういった文章を作ることに慣れている。Excelでもらった広告のデータは再加工するのにとても時間がかかる。
そんなわけで、自分のなれているソフトでばっかり作業する人はいらぬ苦労を相手にかけることになる。

正しいソフト
では、出来上がりの広告は本当に見るに耐える作品となるのだろうか。確かにある一定レベルの作品は出来上がる。しかし、いわゆるPOPを作るときに使うソフトに、Publisherなんてソフトがあったりする。DTPといわれる分野で使われるソフトだ。http://japan.quark.com/のQuarkXPressなんてソフトもある。微妙な調整をお願いされたときに、「Wordの限界です」なんて答えを出しちゃうこともある。(そんな話、ほとんど無いのだけど)
会社全体で、Microsoft Officeを使いましょうと言っていて普通にWord、Excelだけ触れる人は当然Wordを使って作業をしちゃうけど、そういう専用ソフトがあることも知っておいて欲しい。
一世一代のキャンペーンを打つのにWordなら安心、と安易に考えるのはプロではない。
(使い慣れているものは作業効率がよいという話も当然ある。でも新担当者は使いこなすことができないExcelで作業を強いられている。Publisherのファイルで渡されたとしても同じことではないだろうか。同じできないところからのスタートならそういう選択肢もありえる。)

検索可能?
作り終わった後は、果たして次の人が検索可能な状態であるかも気にかけるとなおいいよね。そんな特殊なファイル検索できませんってことは良くある。そんな時は、作ったファイルの横に、「readme.txt」なんて置いておいてその中に簡単な概要なんかを書いておく。そうすると、検索で引っかかったときにファイルのありかを見つけることが出来る。なんて工夫も出来る。

この考え方を高いレベルにまで昇華すると、インターネットで自分のホームページを検索でヒットさせるというような分野の話だったりする。それくらいの工夫が出来ないようでは、会社としてホームページを素晴らしいものにするなんて議論はとてもじゃないけどできない。

一つの指標
ここまでのお話を軽くまとめて指標を出してみたいと思う。
・その仕事は一回で完結する仕事?
・他の人がそのファイルを使うことは無い?
・検索しやすいファイルになっている?
・検索しやすい場所に保管した?
・正しい用語、日本語で記載した?

「記憶」して、「複製」が容易なコンピュータだからこそ気にかける項目が多いことに気づいてもらえるかしら。
記憶したものは誰でもまったく同じものを実行可能で作業はそこから再スタートする。複製しやすいということが作業指針に入ってきたっていい。
あまりに大きい記憶の容量を取ることをやめてくださいと言うコンピュータならではの指針も自然と生まれてくる。容量の大きいデータは大抵の場合、次の人は使いづらいデータになっている。

いかがでしょうか。
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by dc2keeper | 2005-04-25 16:41 | コンピュータ、プログラム